Dokumentenmanagement neu gedacht
Mit smart2success wird Dokumentenmanagement nicht nur organisiert, sondern strategisch wertvoll und die Dokumente dort wirksam, wo sie gebraucht werden.
Verträge, Pläne und Richtlinien durch smart2success wirksam einsetzten.
Wer kennt den aktuellen SLA? Welche Abteilung hält den Vertrag? Wo liegt der Gebäudeplan für das Audit?
In vielen Organisationen sind wichtige Dokumente zwar vorhanden aber nicht dort, wo sie gebraucht werden. Mit smart2success wird das Dokumentenmanagement zum integralen Bestandteil Ihrer digitalen Organisation: verlinkt mit Prozessen, Systemen, Services und Verantwortlichkeiten. So bleiben Informationen nicht im Dateipfad verborgen, sondern entfalten echten Nutzen, sowohl im Tagesgeschäft, als auch in der Krise.
Aktuelle Herausforderungen
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SLA’s laufen weiter, obwohl Systeme nicht mehr genutzt werden – und verursachen unnötige Kosten.
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Wichtige Dokumente werden bei Audits oder im Notfall nicht gefunden – Suchzeiten kosten Zeit und Geld.
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Unklar, welche Abteilung einen Vertrag hält oder nutzt – Zuständigkeiten bleiben diffus.
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Verteilte Datenhaltung – SharePoint, Netzlaufwerke, DMS & Co. erschweren den Überblick.
Auch Dokumentenmanagement braucht
So funktioniert das Dokumentenmanagement
- Dokumente kontextbezogen verlinkt
Verknüpfen Sie Verträge, Richtlinien, Pläne und Nachweise direkt mit Prozessen, Services, Projekten, IT-Systemen und Standorten.
- Relevanz sichtbar machen
Erkennen Sie auf einen Klick, welche Bereiche ein Dokument betrifft und wer es intern nutzt oder verantwortet.
- Transparente Zuständigkeiten
Keine Missverständnisse mehr, die Verantwortliche sind zentral dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.
- Nutzung bestehender Systeme
Integrieren Sie SharePoint, DMS, Netzlaufwerke und andere Quellen. Wir importieren, verlinken und strukturieren Ihre bestehenden Daten.
- Zeitersparnis bei Audits und im Alltag
Kein langes Suchen mehr, weil Sie mit smart2success die aktuelle Version jedes Dokuments sofort finden.
- Nachhaltige Compliance und Entlastung der IT
Reduzieren Sie redundante Datenhaltung, automatisieren Sie Erinnerungen und vermeiden Sie SLA-Leichen.
Was könnten wir hier zeigen? 🙂
- bla bla bla bla
Dokumentenmanagement ist nur ein Bestandteil
Unsere Vision mit smart2success ist ein durchgängiger Datenfluss, der Ihre bestehenden Tools intelligent verknüpft und so aus isolierten Lösungen eine handlungsfähige, effiziente und resiliente Organisation macht.
Kostenlos & unverbindlich
Was Nutzer berichten – und wie viel smarter Projektarbeit sein kann
"Die Lösung zeichnet sich durch ihre Flexibilität aus und konnte auf unsere individuellen Anforderungen ohne Programmierungsaufwand direkt selbst angepasst werden (No-Code). So konnten wir eine Verzahnung von Assets, Projekten, Prozessen, Services und Verantwortlichkeiten - wie in einem großen Uhrwerk - erzielen."
"Für meine Arbeit als Interim-Manager benötige ich einen schnellen und zuverlässigen Überblick der für einen Transformationsprozess notwendigen Daten. Diese liegen oftmals in unterschiedlichen Daten-Silos vor, die mit dem Management-Cockpit von smart2success konsolidiert werden können."
FAQ Dokumentenmanagement
Häufige Fragen zu Funktionen, Vorteilen und Einsatzmöglichkeiten von smart2success.
smart2success verknüpft Dokumente direkt mit Prozessen, Systemen, Services und Zuständigkeiten.
So sehen Sie per Mausklick die aktuelle Version, den Anwendungsbereich, die verantwortliche Person und vermeiden langes Suchen in verschiedenen Tools oder Laufwerken.
Der Zugriff ist rollenbasiert geregelt und die Zuständigkeiten sind eindeutig dokumentiert. Jede Person sieht nur, was sie sehen darf und Verantwortliche für Dokumente, Verträge oder Nachweise sind jederzeit ersichtlich. So erhöhen Sie Sicherheit und Klarheit in der gesamten Organisation.
Die Einführung Ihrer Daten ist in 5 bis 10 Tagen möglich. smart2success wächst mit Ihrer Organisation und wird Schritt für Schritt zum stabilen Fundament für digitale Zusammenarbeit und strategische Steuerung.