Changemanagement

Changemanagement als Bestandteil des Projekt-Workmanagements

Changemanagement –  ist das  Verändern von etwas Bestehendem. Dabei finden Changes im Servicemanagement, in der IT, im Infrastrukturbereich oder entlang der Prozesskette statt.

Man sieht also mal wieder:  Alles im Leben ist ein Projekt

Welche Herausforderungen habe ich in der täglichen Arbeit, um Changes durchzuführen?

Sie benötigen ein zentrales Fundament an verknüpften Daten, auf deren Grundlage ein Change geplant und durchgeführt werden kann. Dazu müssen Sie betrachten, welche Auswirkungen dieser auf die Organisation, Kunden und Lieferanten hat.

Welche Systeme / Systemgruppen sollen einem Change unterzogen werden?
Welche Prozesse und Services werden davon betroffen? Wer ist für diese verantwortlich? (smart2project hat die Prozess- und Serviceverantwortlichen) Wer kennt diese sonst alle?
Welche Risiken entstehen für die Organisation (eventuell Notfallplan)? Ableitung aus den Prozess- und Servicerisiken (Maximalprinzip)
Der Genehmigungsprozess wird durch die Software geführt und dokumentiert (es wird niemand vergessen).
Die Durchführung findet statt und alle können durch die umfassenden zielgerichteten Informationen ihre Zeit besser planen und Kosten können eingespart werden.

Sie kennen doch sicherlich die Sätze:

“hier weiß ja keiner was der andere tut“ oder „die linke Hand weiß nicht was die Rechte macht“.

Egal wie man es nennt, Chaos im Changemanagement ist teuer und die persönliche Reputation leidet enorm. Sicherlich wollen Sie das gerne vermeiden.
Wir bieten mit smart2project ein Werkzeug, dass die oben beschriebenen Probleme bestmöglich ausschließt.

Ein Change kann nur ein paar wenige Mitarbeiter, aber auch einen Großteil der Organisation betreffen. Während Projekte teils parallel zur Geschäftstätigkeit durchgeführt werden können oder neue Bereiche entstehen lassen, geht es beim Changemanagement viel mehr um das Verändern von etwas Bestehendem.
Bei technischen Changes wie in der IT, der Logistik oder der Produktion handelt es sich oft um den Standard und unser Tagesgeschäft. Bei Änderungen in den Arbeitsabläufen (Prozesse & Services) unserer Kollegen, ist dieses Vorhaben oft auf eine Herausforderung.
Was hierbei wichtig zu beachten ist: Unser Gehirn will Stabilität und keine Veränderung, denn wir denken, dass das alte Übel besser ist als das neue Glück. Das führt dazu, dass jeder Change der Arbeitsabläufe verändert auf psychologische Hürden trifft.
Jeder der bereits ein neues CRM oder ein anderes neues System eingeführt hat, weiß wie stark die Abneigung gegen diese Veränderung ist.

Wenn Sie einen Change initiieren, dann sollten sie die Machbarkeit kritisch betrachten und evtl. auch einen Plan B mit bedenken. Ressourcen wie Personal und benötigte Materialien müssen genaustens geprüft werden. Die betroffenen Prozesse und Services müssen durchleuchtet und die Risiken für die Kunden und für die Organisation kritisch betrachtet werden.

Waren die Prüfungen erfolgreich, muss der Freigabeprozess starten. Alle nötigen Genehmigungen müssen eingeholt werden.
Erst wenn alle Genehmigungen erteilt und alle Auflagen aus den Freigaben umgesetzt wurden, kann der Change starten. Dazu sollte man alle Beteiligten noch einmal über die allgemeine Freigabe und den jetzt geplanten Start informieren.
Nach der erfolgreichen Umsetzung des Change muss zwingend eine Fertigmeldung an alle Betroffenen und Freigebenden erfolgen.

Sollte der Change nicht erfolgreich gewesen sein, muss Plan B aktiviert werden. Bei all diesen Abläufen und immer wiederkehrenden Changes sind wir Ihr hilfreiches Werkzeug. Sie Können erfolgreiche Changes klonen und modifizieren und sparen sehr viel Zeit, Sie können Changes in Changes einfügen und einen neuen Change kreieren. Freigabeverfahren initiieren und revisionssicher dokumentieren.

Um diesen Herausforderungen bestmöglich zu begegnen haben wir diese Funktionen und Hilfestellungen in unserer Softwarelösung integriert.
Willkommen in unserer Software smart2project.